Tagarchief: Organisatie

Billiton (2): de eerste klus

Laat ik beginnen met al mijn lezers een heel gelukkig nieuwjaar te wensen!

In de categorie Mijn werkzame leven:

Reeds eerder verschenen in deze categorie verhalen over mijn ervaringen bij weegschalenfabrikant Van Berkel, waar ik mijn eerste baan beleefde, gevolgd door de MBA-opleiding bij IMD te Lausanne. Het vervolg gaat over mijn vijfjarige loopbaan bij Billiton. Dit is deel 2. Het eerste deel over Billiton verscheen vorige maand.

Mijn eerste opdracht op het hoofdkantoor van Billiton aan het Louis Couperusplein in Den Haag was het schrijven en met financiële analyses onderbouwen van een zogeheten ‘post mortem’ van een investering in tin winning in Indonesië. Het bedrijf aldaar heette Riau Tin Mining, een nazaat van het bedrijf waar Billiton ooit begin twintigste eeuw op het eiland Billiton met het winnen van tin was begonnen. Nu, zoals het woord al zei, op het eiland Riouw. 

‘Post Mortem’

Lees verder Billiton (2): de eerste klus

Organisaties, deel 2 van 2

In een vorige blog over organisaties was de stelling dat organisaties niet groter moeten zijn dan maximaal 350 á 400 mensen. Wordt hij groter dan verliest men het zicht op elkaar en vooral op de klant. Men is in toenemende mate druk met elkaar. De klant raakt steeds verder buiten beeld.
Hoe dit op te lossen?

Lees verder Organisaties, deel 2 van 2

Een blog over organisaties (deel 1 van 2)

Af en toe post ik een blog over organisaties en hoe ik meen dat je een bedrijf zou kunnen organiseren. Nu ook weer.
De stelling is deze keer dat een bedrijf niet te groot mag worden ‘omdat het dan geen klanten meer nodig heeft’.
Dat is nogal een uitspraak.
Ik zal dat toelichten. ‘Geen klanten meer nodig hebben’ betekent eenvoudigweg dat het personeel te ‘druk met zichzelf is’. Klanten zijn lastig en worden zoveel mogelijk ‘buiten de deur’ gehouden, zij het dat niemand dat openlijk zal toegeven.
De grens ligt bij ongeveer 350-400 medewerkers. Ik heb het diverse keren mogen ervaren dat onder dat getal, ruwweg iedereen ervan doordrongen is dat klanten belangrijk zijn. Boven dit getal, verliest men het zicht op elkaar en dus ook op wat er precies ‘buiten’ gebeurd. Daarmee vervalt voor hen langzaam de noodzaak van een goede dienstverlening aan de klanten.
Uiteraard zal iedereen volmondig erkennen dat de klant toch ook voor hem of haar koning is, maar in de praktijk zal dit anders uitpakken. Men is druk met allerlei projecten die maar niet afkomen of te veel gekost hebben of beide. Of men is druk bezig iets voor de baas te doen, of erger nog, de baas uit de wind te houden.
Ik geef een voorbeeld:
Het is vrijdagmiddag vijf uur. Je staat op het punt om naar huis te gaan en met het weekend te beginnen. Op de – inmiddels verlaten – afdeling gaat de telefoon en tegelijkertijd gaat je mobiel af. Je ziet aan de displays wie het zijn: een klant en op je mobiel, je baas. Welke telefoon neem je op? Het verantwoorde antwoord is, de klant, maar er zullen velen zijn die toch maar voor de baas kiezen. Van hem ben je immers direct afhankelijk. Je wilt laten zien dat je er nog – als enige – bent.
Hoe nu deze valkuil te vermijden?
In een volgende blog ga ik hier verder op in.

De boog van de brug (en hoe elke afdeling een bijdrage levert)

Deze dialoog trof ik onlangs aan:
Vraag: welke is de steen waar de brug op rust?
Antwoord: de brug rust niet op de een of andere steen, maar op de lijn van de boog die de stenen vormen.
Vraag: maar waarom heb je het dan over de stenen? Alleen de boog interesseert me maar.
Antwoord: zonder stenen is er geen boog!
Wat een wijze dialoog! Het appelleert sterk aan de algemeen management optiek waarin ik bijna mijn hele werkzame leven lang mee te maken heb gehad.
Want wat was het geval?

Bij de Optiebeurs bijvoorbeeld, deelden we soms een extra honderd gulden aan het personeel uit (een ‘Snip’), een beloning of een bonus, omdat er een record was gebroken of er was iets extra’s gedaan (extra inzet door enorme omzetten als gevolg van heftige koersbewegingen). Steevast riepen de mensen die de handel begeleidden, de zogeheten Order Book Officials, dat ‘die’ mensen van de financiële administratie daar toch zeker geen recht op hadden, op zo’n bonus, want zij hadden immers niets extra’s hoeven te doen. Zij waren het en zij alleen, die hadden bijgedragen aan het behalen van het succes!

De dialoog geeft aan, dat als het om leiderschap en organisaties gaat, alle afdelingen belangrijk zijn en wel éven belangrijk. Allemaal doen ze er toe. Zou er een afdeling niet zijn, ontbreken, dan stort het organisatie bouwwerk – na verloop van tijd – in. Alle afdelingen tezamen, met de mensen daarin, zijn de stenen die als het ware de boog van de brug vormen. Op de boog rust de brug. En de stenen vormen de boog. 

Elke steen telt dus. Er is er niet een belangrijker dan de andere.
Wel zijn sommige stenen(afdelingen) prominenter aanwezig. De middelste stenen, vallen het meeste op, bijvoorbeeld. Zo vallen sommige afdelingen ook meer op: de afdeling verkoop of marketing van een willekeurig bedrijf bijvoorbeeld. Of de afdeling handel in bovengenoemd voorbeeld.

Door die afdelingen worden – zo vertellen ze maar al te graag – de heldendaden op de markt verricht. Daardoor komt de organisatie, het bedrijf verder, zo roepen ze. 
 
Maar als het geld door de bemoeienis van de afdeling debiteuren, nou eens niet binnen kwam? Dan zou het toch echt gauw gebeurd zijn. Of de afdeling administratie, die het allemaal bijhoudt. Zonder hen zouden we niet weten waar we staan, of we wellicht moeten bijsturen. En de afdeling automatisering maakt het allemaal mogelijk, wat ook geldt voor de afdeling HR. Of de afdeling Interne Controle. Zonder de door hen toepgepaste ‘trust but verify’ onderzoeken, zouden al gauw vele regels aan laarzen gelapt worden. Chaos is het gevolg. Zo kan ik nog een tijdje doorgaan.  
Het is duidelijk: alles en iedereen draagt bij aan het resultaat en is dus even belangrijk!

Organisatiestructuur zonder woorden … Nee, toch maar niet

Onlangs plaatste ik een naar mijn idee bijzonder grappige afbeelding over een organisatiestructuur.
De begeleidende tekst bij de blog was:
Need I Say More …  Grapje! Welnu, ik heb me vergist. Er valt wel wat over deze grappige afbeelding te zeggen, want ik vernam dat mensen zich aan het plaatje stoorden. Mijn eerste reactie daarop was, hoe is het mogelijk? Iedereen ziet toch dat dit grappig bedoeld is? Shit en assholes. Net als grappen van en over Fokke & Sukke, of de scherpe teksten van Loesje.
Maar nee, het blijkt dat als je lager in de organisatie staat, je hieruit zou kunnen opmaken dat management zo over jou zou kunnen denken. Management schijt op ons medewerkers, zoiets. Ik werp deze gedachte verre van mij. Sterker nog, de werkvloer, als ik dat zo mag noemen, ook hier oppassen, neem ik juist heel erg serieus. Daar doe ik van alles aan, omdat het management altijd het risico loopt te ver verwijderd te raken van diezelfde werkvloer. Een van de dingen die je ertegen kunt doen, tegen die afstand, is veelvuldig op de werkvloer rondlopen. Ook wel ‘management by walking around’ genoemd.
En wat het grapje betreft, een grap over Sam en Moos bijvoorbeeld, maakt degene die hem uitspreekt nog niet tot een antisemiet. Dus, beste lezer, vooral niet alles letterlijk nemen, de humor vasthouden. En wat mijzelf betreft, ik zou de laatste zijn, die op ‘mijn’ mensen zou willen ‘schijten’. Daarvoor ben ik veel te trots op ze! Of ik een asshole ben? Ik laat het graag aan anderen over om dat te beoordelen.